- การตั้งค่า ข้อมูลพนักงาน
- การตั้งค่า คำนวนเวลางาน คำนวนเงินเดือน
- การเลือกซื้อ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ ควรดูอะไร ?
การตั้งค่าโปรแกรม e-Log
เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม โดย ดับเบิลคลิกที่ไอคอน รอโปรแกรมโหลดสักครู่ โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างดังต่อไปนี้
แฟ้ม
การตั้งค่าทั่วไปเป็นการตั้งค่าระบบเบื้องต้นเดิมที ระบบจะมีการตั้งค่ามาเป็นค่าพื้นฐานอยู่แล้ว ท่านสามารถทำการแก้ไขในรูปแบบของบริษัทของท่านเพื่อให้เกิดความเหมาะสมต่อการใช้งาน และง่ายต่อการจัดการข้อมูล
ข้อมูลบริษัท
การตั้งค่าข้อมูลทั่วไปของบริษัทท่านสามารถแก้ไขปรับเปลี่ยนเป็นข้อมูลบริษัทของท่านได้ปรกติ ข้อมูลเหล่านี้จะมีผลในการแสดงรายงาน หรือ สลิปเงินเดือนตอนทำรายงานด้วย ดังนั้นเพื่อให้เกิดการแสดงสลิปเงินเดือน หรือ รายงานควรใส่ให้ครบส่วนอันไหนไม่มีก็ไม่จำเป็นต้องใส่
ข้อมูลแผนก
การกำหนดแผนกเพื่อให้จัดการหมวดหมู่พนักกงานของแต่ละแผนกได้ถูกต้อง และง่ายต่อการเลือกพนักกงานในการแก้ไขหรือคำนวนเวลาทำงาน
- การเพิ่มแผนก : เพิ่มแผนกใหม่ให้คลิกปุ่ม “เพิ่ม” แล้วพิมพ์ชื่อแผนกลงในช่องว่างแล้วกดปุ่ม “บันทึก”
- แก้ไขแผนก : การแก้ไขชื่อแผนกนั้นให้เลือกรายชื่อแผนก/ฝ่าย ก่อนแล้วกดปุ่ม “แก้ไข” เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว กดปุ่ม “บันทึก”
- การลบ : คลิกที่แผนกต้องการลบแล้วกดปุ่ม “ลบ” จะมีข้อความแจ้งเตือนก่อนทุกครั้ง เมื่อตอบยืนยันแล้วแผนกนั้น ๆ ก็จะถูกลบไป ส่วนพนักงานที่สังกัดอยู่ในแผนกที่ลบก็จะย้ายอัติโนมัติไปที่ “แผนกเริ่มต้น” เสมอ
- การย้ายพนักงาน : ลากเม้าส์คลุมรายชื่อพนักงาน หรือต้องการเลือกที่ละคนโดยการกด Ctrl ที่คีย์บอร์ดแล้วคลิก เลือกทีละคนเมื่อครบแล้วกดปุ่ม “ย้ายพนักงาน” จะแสดงหน้าต่างดังรูปแล้วเลือกแผนกได้ตามต้องการ
การบันทึกตำแหน่งงาน
การบันทึกตำแหน่งให้พนักงานนั้นจะจัดกันเป็นหมวดตามแผนกที่เราสร้างไว้ก่อนหน้านี้ สามารถเพิ่มตำแหน่งงานได้ไม่จำกัด ก่อนเพิ่มเลือกแผนกที่ต้องการที่จะระบุตำแหน่งของพนักงาน
จัดการประเภทการลางาน
การทำทะเบียนประเภทการลาของพนักงานสามารถทำได้ไม่จำกัดประเภทโดยเลือกไปที่เมนู “บันทึกประเภทวันลา” จะแสดงเป็นหน้าต่างใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้จัดการบันทึกแก้ไข ลบ ประเภทการลาได้เลยดังรูป
- การเพิ่ม : เลือกที่ “เพิ่มใหม่” แล้วกรอกข้อมูลรหัสการลา (ห้ามซ้ำกัน) กรอกประเภทการลา แล้วเลือกไปที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกประเภทการลาของพนักงาน
- การแก้ไข : คลิกที่ประเภทการลาที่มีอยู่ในตาราง แล้วคลิกเลือก “แก้ไข” แล้วเปลี่ยนแปลงประเภทการลาแล้วเลือกไปที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกการแก้ไขประเภทการลาของพนักงาน
- การลบ : การลบข้อมูลประเภทการลาออกจากตารางให้ทำการคลิกเลือกในตาราง “ลบ” โปรแกรมจะสอบถามว่า ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ แล้วคลิกปุ่ม ตกลงเพื่อยืนยันการลบข้อมูล
จัดการวันหยุดประจำปี
การทำทะเบียนวันหยุดประจำปีสำหรับพนักงานสามารถได้ไม่จำกัด ตามตารางวันหยุดของแต่ละบริษัทในแต่ละปีโดยเลือกไปที่เมนู “วันหยุดประจำปี” จะมีผลในการคำนวนโอที อัตราตัวคูณค่าแรงในการคำนวนการทำงาน เมื่อคลิกแล้วจะแสดงเป็นหน้าต่างขึ้นมาเพื่อใช้จัดการแก้ไข ลบ วันหยุดประจำปี สามารถลงวันที่ต่อได้ไม่จำกัดได้เลยดังรูป
- การเพิ่ม : เลือกที่ “เพิ่มใหม่” แล้วเลือกวันหยุดประจำปี หรือ คีย์ตัวเลขเข้าไปได้เลย ใส่ชื่อวันหยุดประจำปี หากมีใส่รายละเอียดเพิ่มเติมกรอกหรือไม่ก็ได้ แล้วเลือกไปที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกวันหยึดประจำปี พนักงาน หากมีการกำหนดค่าแรง หรือโอทีสำหรับคนที่มาทำงานในวันหยุด โดยทำการเลือกการ “กำหนดค่าแรงและโอที”
- การแก้ไข : คลิกที่ประเภทการลาที่มีอยู่ในตาราง แล้วคลิกเลือก “แก้ไข” แล้วเปลี่ยนแปลงประเภทการการลาแล้วเลือกไปที่ปุ่ม “บันทึก” เพื่อบันทึกการแก้ไขประเภทการลาของพนักงาน
- การลบ : การลบข้อมูลประเภทการลาออกจากตารางให้ทำการคลิกเลือกในตาราง “ลบ” จะสอบถามว่า ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ แล้วคลิกปุ่ม ตกลงเพื่อยืนยันการลบข้อมูล
การตั้งค่าคำนวณเงินเดือน
การตั้งค่าเพื่อคำนวณเงินเดือนมีการตั้งที่สำคัญอยู่ 2 ข้อ
การตั้งสลิปเงินเดือน
รายการสลิปเงินเดือนเป็นการตั้ง “รายการรายได้” และ “รายการหัก” จะมีการแสดงผลตอนที่มีการออกสลิปเงินเดือน หากต้องการแก้ไขให้กด “ดับเบิลคลิก” สามารถแก้ไขรายการได้ตามต้องการ รายการไหนที่เป็นแบบจ่ายคงที่เช่น เงินเดือน เบี้ยเลี้ยง ให้เลือก “กำหนดให้มีการใช้ค่าแบบคงที่” ส่วนอันไหนที่เป็นการที่ไม่มีการจ่ายแบบไม่คงที่เช่น โบนัส เบิกล่วงหน้า อันนี้แต่ละเดือนอาจจะไม่เท่ากัน ก็ไม่ต้องคลิกเครื่องหมายถูกที่ “กำหนดให้มีการใช้ค่าแบบคงที่” เพราะสามารถเพิ่มเงินเหล้านี้ตอนที่คำนวณเงินเดือน หรือที่เรียกว่า “การบันทึกเงินเพิ่มเติม”
การตั้งค่างวดการคำนวณ
การตั้งช่วงเวลาคำนวณการทำงานของพนักงานเพื่อจ่ายเงินเดือน ตามชนิดพนักงาน เช่น รายเดือน คำนวณวันที่ 1-30 ส่วนพนักงานรายวัน คำนวณวันที่ 1-15 และ 16-30 เป็นตต้น
การตั้งค่าเลือกฐานข้อมูล
การตั้งค่าการเชื่อมต่อฐานข้อมูลซึ่งโปรแกรม E-Log Attendance Management ใช้ฐานข้อมลูชื่อ FirstTime.mdb เมื่อติดตงั้แล้วโปรแกรมจะอย่ใูน Drive C:/Program file/E-Log Attendance Mangement/DBASE ดังนั้นการเชื่อมต่อต้องเลือกให้ถกูต้อง แล้วเลือกเมนู “เลือกฐานข้อมูล” ในกรณีต้องการเปลี่ยนฐานข้อมูล
ใน Tab Provider ให้เลือก Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider เพื่อเลือกการเชื่อมต่อฐานข้อมมูลที่เป็น Access Database แล้วใน Tab Connection เลือกตำแหน่ง Database ที่ชื่อ att2011.mdb แล้วคลิกปุ่ม Test Connection เพื่อทดสอบการเชื่อมต่อ
หมายเหตุ : ในส่วนหน้าต่างนี้ท่านสามารถนำฐานข้อมูลของโปรแกรมไปเก็บไว้ที่ Server หรือไดร์ที่ปลอดภัยจากการลบล้างข้อมลู เช่น การลง Windows ใหม่นั่นจะทำให้ข้อมูลต่าง ๆ ที่เป็นรายชื่อนั้นหายไป แต่ถ้ามีสถานที่เก็บที่ไม่เป็นกังวลก็จะทำให้ข้อมูลยังอยู่ครบ เพียงแต่เมื่อติดตั้งโปรแกรมแล้วเลือกลิ้งฐานข้อมูลมาใช้งานจากหน้าต่างที่แสดงด้านบนนี้
